Wat is het cliëntenportaal?

Inzage dossier
Het digitale cliëntenportaal is een beveiligde online omgeving die toegang geeft tot (zorg)informatie over de
cliënt. Via het cliëntenportaal kunt u uw afspraken inzien, berichten beveiligd versturen en eventuele
vragenlijsten invullen. Daarnaast worden vanuit dit portaal onder meer behandelplannen gedeeld waarvoor u
via het portaal uw toestemming kunt geven. Het portaal is persoonsgebonden; zo ontvangen alle jongeren vanaf
twaalf jaar oud en ontvangt elke ouder/verzorger eigen inloggegevens om toegang te verkrijgen tot het portaal.
Hoewel we het portaal vooral introduceren als aanvulling op een betrokken onderlinge werkrelatie, is het
vanwege de AVG tevens nodig dat we alleen nog via beveiligde verbinding privacygevoelige informatie
verzenden. Onze privacy policy vindt u op onze website.

Zelf betrokken zijn bij uw behandeling
U blijft actief betrokken bij uw eigen behandeling doordat u bijvoorbeeld een reactie kunt geven op een tekst.
Uw behandelaar kan u vragen om commentaar of u kunt zelf een verslag maken van een bijeenkomst. Hierop
kan uw behandelaar weer feedback geven welke u dan terugziet in het portaal. Zo haalt u meer uit uw
behandeling ook buiten de gespreksmomenten om.

Online behandeling
Door te reageren op een verslag, een dagboek bij te houden of een bericht te sturen, gaat uw behandeling buiten
de gespreksmomenten online gewoon door. Daarnaast is het in sommige gevallen ook nog mogelijk om gebruik
te maken van extra online behandelmodules via CRS e-health. Uw behandelaar kan daar meer over vertellen.

 

Activeren en inloggen

U kunt pas van het cliëntenportaal gebruik maken wanneer uw behandelaar deze voor u heeft klaargezet. U
ontvangt dan nadere instructies per e-mail. Dit is een automatisch verzonden mail die mogelijk in uw ongewenste
postvak binnen kan komen. Als u op de hyperlink in deze e-mail klikt komt u op een pagina om uw account voor
het cliëntenportaal te activeren. Hier moet u uw geboortedatum invoeren.

Inloggen
Er zijn verschillende manieren om op het cliëntenportaal in te loggen. De standaardmethode is via een
gebruikersnaam en wachtwoord. Indien u extra beveiliging in het portaal heeft ingesteld, kunt u ook inloggen
met twee-factor authenticatie of met gebruik van Yubikey.
Inloggen via:
• Gebruikersnaam en wachtwoord: zonder extra instellingen ziet u deze invoervelden op het inlogscherm
van het cliëntenportaal.
• Inloggen met TOTP: voer op het inlogscherm een autorisatiecode in vanuit uw Authenticator App.
• Inloggen met Yubikey: voer op het inlogscherm een autorisatiecode in vanuit uw Yubikey.

Wachtwoord vergeten
Indien u uw wachtwoord niet meer weet kunt u op het inlogscherm kiezen voor Wachtwoord vergeten. U krijgt
dan een e-mail met nadere instructies

 

Startpagina

Welke startpagina
Als er relaties zijn die u toegang hebben gegeven tot hun dossier (zoals bijvoorbeeld uw onder behandeling zijnde
kinderen) komt u na het inloggen eerst op een tussenpagina waarin u uw eigen portaal of die van een relatie kunt
selecteren. Hierna gaat u automatisch door naar de startpagina van het betreffende portaal. Uw behandelaar
kan u hier meer over vertellen. Zijn er geen relaties dan komt u na het inloggen direct op de startpagina van uw
eigen portaal.

Toestemming
Bij eerste keer inloggen moet u toestemming geven voor het gebruik van het portaal. Deze vraag verschijnt als
overlay direct nadat u bent ingelogd. Als u geen toestemming geeft dan wordt u automatisch uitgelogd. Zonder
deze toestemming is het namelijk niet mogelijk gebruik te kunnen maken van deze cliëntenportaal als onderdeel
van uw behandeling. U kunt als u eenmaal toestemming hebt gegeven deze toestemming terugvinden onder →
Dossier > Toestemmingen.

Indeling
De indeling van de startpagina is als volgt:
• Een carrousel met welkomstbericht, nieuws, en introductie.
• Een blok met de laatste wijzigingen (aantal nieuwe documenten, verslagen, afspraken, berichten
en dagboeknotities sinds uw laatste bezoek met een hyperlink naar de betreffende landingspagina).
• Een blok met uw eerstvolgende afspraak. De knop leidt naar de betreffende afspraak detailpagina.
• Een blok met informatie over privacy en beveiliging. De knop leidt naar de pagina om direct twee-factor
authenticatie (2FA) in te stellen (onder → Mijn account > Beveiliging). Indien u 2FA eenmaal heeft
ingesteld wordt dit blok niet langer aan uw getoond. Er wordt ook geadviseerd om nog een geheime
vraag in te stellen omdat u met een geheime vraag uw wachtwoord zelf kan veranderen indien u deze
bent vergeten.

Het cliëntenportaal is onderverdeeld in een aantal hoofdrubrieken: dossier, verslagen, afspraken, berichten,
dagboek en aan de slag.

Het onderdeel Dossier geeft uw persoonlijke patiëntendossier weer en is daarbij weer verder onderverdeeld in
over mij, toestemming, verzekering, medicatie, verslagen (snelkoppeling naar de hoofdrubriek) en documenten.

Daarnaast zijn er ook instellingen voor uw profiel op het cliëntenportaal. U kunt deze vinden onder → Mijn
account. Hier kunt u uw profiel op dit portaal bewerken, beveiligingsinstellingen aanpassen en de toegang van
anderen tot dit portaal regelen. Verder vindt u menu-opties om van portaal te wisselen (indien een relatie u
toegang heeft gegeven) en om uit te loggen.

 

Portaal en gezin

Als er relaties zijn die u toegang hebben gegeven tot hun dossier (zoals bijvoorbeeld uw onder behandeling zijnde
kinderen) komt u na het inloggen eerst op een tussenpagina waarin u uw eigen portaal of die van een relatie kunt
selecteren. Hierna gaat u automatisch door naar de startpagina van het betreffende portaal.

Als er gekozen is voor een portaal van een relatie dan is er boven in een gekleurde balk te zien en eenzelfde
gekleurde profielknop (met de initialen van de relatie). Hieraan kunt u zien dat u in het portaal van een relatie
zit en niet in uw eigen portaal. Deze gekleurde balk blijft gedurende uw hele bezoek in beeld.

Indeling cliëntenportaal
Als u in het cliëntenportaal van een relatie kijkt zijn er een aantal verschillen met uw eigen cliëntenportaal. Dat
heeft er mee te maken dat u bij een relatie niet alles mag zien of aanpassen.

Verschillen met uw eigen portaal:
• Er zijn wat minder menu-opties. Zo is de hoofdrubriek Aan de slag niet beschikbaar.
• U ziet geen sitewide pages en geen algemene portaalinstellingen (zoals pagina’s om het account
van de portaalgebruiker aan te passen).
• Onder dossier ziet u niet alle tegels. Beschikbaar zijn documenten en medicatie.
• De informatie in de hoofdrubrieken is te bekijken maar meestal niet aan te passen. Vaak ziet u geen
knoppen om nieuwe informatie toe te voegen of te bewerken. Voor vragen hierover kunt u terecht
bij uw behandelaar.
• Het kan zijn dat u informatie binnen een bepaalde rubriek helemaal niet mag bekijken, deze is dan
leeg voor u. Dit kan gelden voor verslagen, documenten, berichten, dagboeknotities, afspraken en
medicatie. Voor vragen hierover kunt u terecht bij uw behandelaar.
• U ziet bij verslagen, documenten en dagboeknotities alleen de stukken waar u toegang toe hebt
gekregen (indien dat is ingesteld). Het instellen van deze zichtbaarheid voor anderen voor een
verslag, document of dagboeknotitie kan een gebruiker alleen zelf in zijn eigen portaal (onder →
Mijn account > Toegang relaties). U ziet bij een relatie dan ook niet welke zichtbaarheid er ingesteld
is voor het betreffende stuk. Voor vragen hierover kunt u terecht bij uw behandelaar.

Dossier

Het onderdeel dossier geeft uw persoonlijke patiëntendossier weer en is daarbij weer verder onderverdeeld in
over mij, toestemming, verzekering, medicatie, verslagen en documenten.

Boven in het dossier ziet u uw naam en avatar. Standaard is dit een cirkel met initialen. U kunt dit aanpassen
onder → Mijn account > Profiel om een avatar of profielfoto te tonen. Deze is alleen voor uzelf zichtbaar.

Over mij
Onder de knop over mij komt u op een pagina met drie tabbladen: personalia, NAW-gegevens en overig. Met de
knop clientgegevens bewerken kunt u informatie zoals uw telefoonnummer up-to-date maken (Let op: niet alle
gegevens zijn in het portaal aan te passen, vraag in dat geval uw behandelaar).

Toestemming
Op deze pagina vindt u de algemene toestemmingen die horen bij uw dossier. Hierin vindt u ook de toestemming
voor het gebruik van het portaal. U kunt de toestemming in detail bekijken (het info-icoontje). Tevens kunt u de
toestemming bewerken (het potlood-pictogram), d.w.z. u kunt in het portaal direct toestemming geven of weer
intrekken. Daaronder ziet u een weergave van de bewerkingshistorie.

Medicatie
Op deze pagina ziet u een overzicht van de bij de behandelaar bekende medicatie. Neem voor wijzigingen contact
op met uw behandelaar.

Verslagen
Op deze pagina ziet u een overzicht van de verslagen.

Documenten
Op deze pagina ziet u een overzicht van documenten, welke aanvullend is op de verslagen die door uw
behandelaar zijn geplaatst.

Document aanmaken
U kunt dus hier zelf een nieuw document uploaden (afbeeldingen en documenten als Word of Excel). Er geldt
een maximale bestandsgrootte van 5 Mb.

Verder kunt u bestaande documenten downloaden, bekijken en bewerken middels de pictogrammen op de
documentregel. Als u op een document klikt om de detailinformatie te bekijken ziet u ook voor welke personen
precies het document zichtbaar is.

Document bewerken
Hier kunt u de zichtbaarheid voor anderen aanpassen. Relaties die toegang hebben gekregen tot uw portaal
zullen dan dit document alleen zien als u hier de zichtbaarheid voor de betreffende persoon op ‘Ja’ heeft gezet.
Let op: U kunt alleen de zichtbaarheid wijzigen voor personen waarbij dit nog niet is geactiveerd.

Akkoord voor document
Daarnaast kunt u een akkoord geven voor een document als uw behandelaar u dat voor dat document vraagt en
derhalve zo heeft ingesteld. Let op: u kunt een eenmaal gegeven akkoord niet meer intrekken. U ziet in dat geval
geen knop om het akkoord te bewerken. U kunt een akkoord op het document geven door op het info-icoontje
te klikken en vervolgens onderaan de pagina aan te geven dat u akkoord gaat met de inhoud van het document.

 

Verslagen

In deze rubriek kunt u de verslagen zien die uw behandelaar voor u heeft klaargezet.

Op een mobiel apparaat zie u in het overzicht ook direct hoeveel personen het verslag kunnen bekijken en het
aantal reacties dat er op gegeven is (gekleurde badges). Als u op een verslag klikt om de detailinformatie te
bekijken ziet u ook voor welke personen precies het verslag zichtbaar is en kunt u dit tevens aanpassen.

Verslag bewerken
Hier kunt u de zichtbaarheid voor anderen aanpassen. Relaties die toegang hebben gekregen tot uw portaal
zullen dan dit verslag alleen zien als u hier de zichtbaarheid voor de betreffende persoon op ‘Ja’ heeft gezet. Let
op: u kunt alleen de zichtbaarheid wijzigen voor personen waarbij dit nog niet is geactiveerd.

Akkoord voor verslag
Daarnaast kunt u een akkoord geven voor een verslag als uw behandelaar u dat voor dat verslag vraagt en
derhalve zo heeft ingesteld. Let op: u kunt een eenmaal gegeven akkoord niet meer intrekken. U ziet in dat geval
geen knop om het akkoord te bewerken. U kunt een akkoord op het verslag geven door op het info-icoontje te
klikken en vervolgens onderaan de pagina aan te geven dat u akkoord gaat met het verslag. Ook kunt u onder
een verslag een reactie invoeren. Tevens ziet u een historie van de tot nu toe gegeven reacties.

Akkoord geven

Uw behandelaar kan documenten of verslagen voor u klaarzetten waarop u akkoord kan geven. In de stappen hieronder ziet u hoe u dit kunt doen.

Op de overzichtspagina ziet u onder het ‘activiteitenoverzicht’ of er nieuwe documenten of verslagen door uw
behandelaar zijn klaargezet. Klik op documenten of verslagen.

Wanneer u voor documenten of verslagen heeft gekozen, ziet u alle documenten of verslagen die uw behandelaar (in het verleden) heeft klaargezet. Klik op het download-icoontje om het bestand op uw computer of telefoon te downloaden. Om akkoord te geven, klikt u op het info-icoontje.

Onderaan de pagina ziet u ‘akkoord op document’ staan. Klik op ‘bewerken’, vervolgens op ‘akkoord’ en daarna op ‘bewaren’.

U heeft akkoord gegeven op het document.

Afspraken

Binnen de rubriek afspraken ziet u zowel afspraken als afspraakverzoeken. Er is een blok met de eerstvolgende afspraak. Tevens kunt u direct een afspraakverzoek indienen, deze wordt verder verwerkt door de gekozen behandelaar.

U ziet daaronder drie tabbladen:

  • Historie: Afspraken die zijn
  • Gepland: Afspraken die nog moeten
  • Aangevraagd:

In de lijst afspraken kunt u in één oogopslag de urgentie van de afspraak zien middels een kleurensysteem.

Bij afspraakverzoeken ziet u hetzelfde kleurensysteem op basis van de gewenste datum afspraak. Tevens heeft een afspraakverzoek een status (nog niet behandeld, goedgekeurd, afgekeurd) welke u kunt zien op de detailpagina van het afspraakverzoek.

 

Berichten

Binnen de rubriek afspraken ziet u zowel ontvangen als verstuurde berichten. Het gaat hier om berichten tussen u en uw behandelaar(s). U kunt direct een nieuw bericht aanmaken. Daaronder zie u tabbladen met ontvangen en verzonden berichten.

Ongelezen berichten worden aangegeven met een dicht bolletje, gelezen berichten worden voorafgegaan door een open bolletje. Let op: Dit geldt alleen voor ontvangen berichten, verstuurde berichten zijn uiteraard altijd door u gelezen. Er wordt niet aangegeven of uw behandelaar het bericht al gezien heeft.

Op een mobiel apparaat zie u in het overzicht ook direct hoeveel personen het bericht kunnen bekijken en het aantal reacties dat er op gegeven is (gekleurde badges). Als u op een bericht klikt om de detail informatie te bekijken ziet u ook voor welke personen precies het bericht zichtbaar is en kunt u dit tevens aanpassen.

Bericht beantwoorden
Als u op een bericht klikt heeft u de mogelijkheid om deze te beantwoorden. U ziet daarbij tevens de reactiehistorie van het betreffende bericht, zodat u weet of u het nieuwste bericht beantwoordt.

 

Dagboek

Binnen de rubriek Dagboek kunt u eigen dagboeknotities aanmaken, als aanvulling op uw behandeling. In principe zijn deze alleen voor uzelf zichtbaar, tenzij u dit aanpast. U kunt hier direct een nieuwe dagboeknotitie aanmaken. Ook ziet u een lijst met de dagboeknotities die u tot dusver heeft aangemaakt.

Dagboeknotitie bewerken
Als u een dagboeknotitie in detail bekijkt, heeft u de optie om deze te bewerken. U kunt de titel en de inhoud wijzigen. Tevens kunt u de zichtbaarheid voor anderen aanpassen. Zowel uw behandelaar als relaties die toegang hebben gekregen tot uw portaal zullen de dagboeknotitie kunnen lezen als u het schuifje ‘Inhoud zichtbaar voor hulpverlener en andere gebruikers met toegang tot uw dossier’ aanzet. Let op: u kunt de zichtbaarheid alleen maar in zijn geheel aan- of uitzetten, u kunt het dus niet per persoon instellen.

 

Mijn account

In deze rubriek kunt u de instellingen van uw account op dit portaal aanpassen. U ziet hier drie tabbladen: Profiel, Beveiliging en Toegang relaties.

Profiel

Hier kunt u uw gebruikersprofiel op het portaal aanpassen. U kunt hier een foto of illustratie uploaden die als avatar afbeelding wordt getoond. Deze verschijnt dan in plaats van de cirkel met initialen in de menubalk bovenin en op de Dossier pagina. Let op: De avatar is alleen zichtbaar voor uzelf.

Beveiliging

Hier zijn een aantal instellingen rondom de beveiliging van uw account op dit portaal te vinden:

  • Wachtwoord wijzigen
  • Geheime vraag instellen: Deze vraag verschijnt dan als extra beveiliging wanneer u gebruik maakt van de Wachtwoord vergeten
  • Twee-factor authenticatie (2FA) instellen: Er zijn twee mogelijkheden. U kunt gebruik maken van een Authenticator App (TOTP) op uw smartphone of van een hardware sleutel (Yubikey), welke u verbindt met een USB-poort van uw computer. Beide manieren genereren een autorisatiecode voor bij het inloggen.

Toegang relaties

U ziet hier twee tabbladen:

  • Toegang tot relaties: U ziet hier welke relaties met een portaal account u toegang hebben verleend tot hun portaal, en met welke rechten op verschillende rubrieken in de site (Afspraken, Dagboeknotities, Documenten, Medicatie, Berichten en Verslagen).
  • Toegang van relaties: Hier ziet u welke relaties u zelf toegang hebt gegeven tot uw portaal, en met welke rechten op verschillende rubrieken in de site (idem). Tevens kunt u hier de toegang per relatie bewerken.

De ingestelde rechten worden weergegeven met een kleurcodering.